Viele kleine und mittlere Unternehmen stehen gerade vor derselben Entscheidung: Office 2016 und 2019, Exchange Server 2016 und 2019 sowie Windows 10 erhalten seit 14. Oktober 2025 keinen regulären Support mehr, und am 13. Oktober 2026 endet auch der Support für Office 2021. Für die meisten ist Microsoft 365 der naheliegende Nachfolger – doch zwischen „Lizenz kaufen“ und „sicher im Einsatz“ liegen einige Entscheidungen. Dieser Leitfaden zeigt, welcher Plan zu Ihrem Unternehmen passt, welche Sicherheits- und Datenschutzeinstellungen wichtig sind und wie der Umstieg Schritt für Schritt gelingt.
Microsoft 365 ist ein Abonnement, das die bekannten Office-Programme wie Word, Excel, Outlook und PowerPoint mit Cloud-Diensten kombiniert: E-Mail über Exchange Online, Dateiablage in OneDrive und SharePoint, Zusammenarbeit in Microsoft Teams sowie – je nach Plan – Werkzeuge zur Geräteverwaltung und zum Schutz vor Angriffen. Statt einer einmal gekauften Version erhalten Sie laufend Updates.
„Office 365″ ist vor allem der ältere Name. Microsoft hat die Business-Pläne umbenannt: Aus Office 365 Business Essentials wurde Microsoft 365 Business Basic, aus Office 365 Business Premium wurde Business Standard, und das frühere Microsoft 365 Business heißt heute Business Premium (Microsoft Learn). Unter dem Namen Office 365 laufen heute vor allem Enterprise-Pläne wie E1, E3 und E5 für größere Organisationen. Wer als KMU einsteigt, wählt in aller Regel einen Microsoft-365-Business-Plan.
Für Unternehmen mit bis zu 300 Benutzern gibt es vier Business-Pläne. Die Grenze gilt für alle Business-Lizenzen zusammen; größere Organisationen wechseln auf Enterprise-Pläne.
Die Postfächer von Basic, Standard und Premium bieten inzwischen 100 GB (Microsoft Learn). Unsere Erfahrung aus der Praxis: Sobald personenbezogene Daten, mobile Geräte oder Home-Office im Spiel sind, lohnt sich ein genauer Blick auf Business Premium, weil es die wichtigsten Schutzfunktionen bereits enthält. Die Pläne lassen sich auch mischen – etwa Premium für Geschäftsführung und Buchhaltung, Basic für Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz.
Mit oder ohne Teams: Seit September 2025 ist verbindlich festgelegt, dass Microsoft seine Pakete im Europäischen Wirtschaftsraum auch ohne Teams anbietet – mit einem deutlichen Preisabstand zur Variante mit Teams (EU-Kommission). Für österreichische Unternehmen heißt das: Bei Business Basic, Standard und Premium haben Sie die Wahl. Wer Teams täglich für Chat und Besprechungen nutzt, nimmt die Variante mit Teams; wer bereits eine andere Lösung für Videokonferenzen im Einsatz hat, kann sparen.
Copilot: Copilot Chat, der KI-Assistent im Browser und in den Apps, ist in Microsoft 365 ohne Aufpreis enthalten. Der volle Microsoft 365 Copilot, der mit E-Mails, Dokumenten und Besprechungen Ihres Unternehmens arbeitet, ist als Zusatz „Copilot Business“ erhältlich; seit Juli 2026 gibt es Business Standard und Business Premium auch als Paket mit Copilot (Microsoft Partner Center). Bevor Copilot auf Unternehmensdaten zugreift, sollten Freigaben und Berechtigungen aufgeräumt sein: Der Assistent findet alles, was eine Person sehen darf – auch versehentlich freigegebene Ordner.
Die meisten Angriffe auf Microsoft-365-Konten beginnen mit einem gestohlenen oder erratenen Passwort. Laut Microsoft Digital Defense Report 2025 sind mehr als 97 % der Identitätsangriffe Passwortangriffe; phishing-resistente Mehrfaktor-Authentifizierung stoppt über 99 % davon (Microsoft). Diese fünf Einstellungen gehören deshalb zur Grundausstattung:
Lassen Sie uns Microsoft 365 sicher für Ihr Team einrichten.
Für Unternehmen in Österreich ist die Frage nach dem Speicherort zentral – schon wegen der DSGVO. Drei Punkte helfen bei der Einordnung:
Ebenso wichtig sind klar vergebene Berechtigungen und eine geregelte Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, die Microsoft für Geschäftskunden in seinem Datenschutznachtrag (Data Protection Addendum) festlegt.
Ein verbreiteter Irrtum: „Die Daten liegen doch bei Microsoft, also sind sie gesichert.“ Microsoft sorgt dafür, dass die Dienste laufen und die Rechenzentren ausfallsicher sind. Für Ihre Daten, Konten und Einstellungen bleiben Sie selbst verantwortlich – das Modell der geteilten Verantwortung (Microsoft Learn).
Die eingebauten Wiederherstellungsfristen sind begrenzt: Aus dem Ordner „Gelöschte Elemente“ entfernte E-Mails lassen sich in Exchange Online standardmäßig 14 Tage zurückholen, auf Wunsch bis zu 30 Tage (Microsoft Learn); gelöschte Dateien liegen 93 Tage im Papierkorb von OneDrive und SharePoint (Microsoft Learn). Was erst später auffällt, lässt sich damit nicht mehr zurückholen. Eine eigene Sicherung – etwa über Microsoft 365 Backup oder eine spezialisierte Backup-Lösung – schließt diese Lücke. Wie eine vollständige Backup-Strategie aussieht, zeigt unser Leitfaden zur Datensicherung.
Nach der Einführung beginnt die eigentliche Arbeit – meist unspektakulär, aber entscheidend:
Wer diese Aufgaben nicht selbst übernehmen möchte, kann sie an einen IT-Dienstleister übergeben – wichtig ist nur, dass die Zuständigkeit klar geregelt ist. Worauf es bei der Auswahl ankommt, zeigt unsere Checkliste für einen guten IT-Dienstleister.
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Microsoft 365 ist für die meisten KMU die logische Nachfolge für ältere Office- und Exchange-Installationen – vorausgesetzt, Plan, Sicherheit, Datenschutz und Datensicherung werden von Anfang an mitgedacht. Wer den Umstieg sauber plant, bekommt eine moderne, sichere Arbeitsumgebung statt eines weiteren Systems, um das sich niemand richtig kümmert.
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Antworten auf Ihre Fragen zu Microsoft 365
Office 365 ist der ältere Name der Cloud-Pakete. Die Business-Pläne heißen heute Microsoft 365 Business Basic, Standard und Premium; unter dem Namen Office 365 laufen vor allem noch Enterprise-Pläne wie E1, E3 und E5. Microsoft 365 umfasst neben den Office-Programmen auch Cloud-Dienste sowie Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen.
Für Büroarbeitsplätze mit installierten Office-Programmen ist Business Standard der Klassiker. Wer personenbezogene Daten verarbeitet, mobile Geräte nutzt oder im Home-Office arbeitet, profitiert von Business Premium mit Geräteverwaltung und erweitertem Schutz. Business Basic reicht für die reine Nutzung im Browser und auf Mobilgeräten.
Microsoft speichert Kundendaten von Unternehmen aus der EU grundsätzlich innerhalb der EU-Datengrenze und betreibt seit 2025 auch Rechenzentren im Raum Wien. Eine vertraglich zugesicherte Speicherung in Österreich gibt es nur mit dem Zusatz Advanced Data Residency. Den aktuellen Speicherort zeigt das Microsoft 365 Admin Center.
Ja, das ist empfehlenswert. Microsoft stellt den Betrieb der Dienste sicher, für die Daten bleibt das Unternehmen verantwortlich. Gelöschte E-Mails sind standardmäßig 14 bis höchstens 30 Tage, gelöschte Dateien 93 Tage wiederherstellbar. Eine eigene Sicherung schützt auch vor Datenverlust, der erst später auffällt.
