Im Keller oder Abstellraum vieler Betriebe läuft noch ein eigener Server: Er verteilt E-Mails, speichert die gemeinsamen Ordner und betreibt oft auch die Branchensoftware. Spätestens wenn Hardware oder Software in die Jahre kommt, stellt sich die Frage: Wieder in einen neuen Server investieren – oder auf Office 365 umsteigen, das heute Microsoft 365 heißt? Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an. Dieser Vergleich zeigt, worin sich beide Wege unterscheiden, für wen welcher passt und warum in vielen KMU eine Kombination am meisten Sinn ergibt.
Für viele Unternehmen drängt die Entscheidung, weil wichtige Serverprodukte das Ende ihrer Unterstützung erreichen:
Ein Server ohne Sicherheitsupdates ist vor allem dann ein Risiko, wenn er – wie ein Mailserver – aus dem Internet erreichbar ist. Wer weiterhin auf einen eigenen Server setzen möchte, braucht also in vielen Fällen neue Software und oft auch neue Hardware. Genau das ist der richtige Moment, beide Wege nüchtern zu vergleichen.
Eigener Server (On-Premises): Die Hardware steht in Ihrem Unternehmen, Sie kaufen Server- und Softwarelizenzen und sind – gemeinsam mit Ihrem IT-Dienstleister – für Betrieb, Updates, Datensicherung und Ersatz verantwortlich. Typische Aufgaben: E-Mail mit Exchange Server, Dateiablage auf dem File-Server, Benutzerverwaltung und Branchenprogramme.
Office 365 bzw. Microsoft 365: E-Mail (Exchange Online), Dateiablage (SharePoint und OneDrive), Teams und die Office-Programme kommen als Abonnement aus Microsofts Rechenzentren. Sie zahlen pro Benutzer und Monat, Microsoft betreibt die Infrastruktur und spielt Updates laufend ein. Welcher Plan für Ihr Unternehmen passt, erklärt unser Praxis-Leitfaden zu Microsoft 365 für Unternehmen.
Beim eigenen Server fallen die Kosten vor allem am Anfang an: Hardware, Server-Lizenzen, Zugriffslizenzen für jeden Benutzer und die Einrichtung. Dazu kommen laufende Kosten für Wartung, Strom, Datensicherung – und nach einigen Jahren der nächste Austausch. Bei Microsoft 365 zahlen Sie dagegen ein monatliches Abo pro Benutzer, in dem die Office-Programme bereits enthalten sind. Das macht die Kosten planbar und passt sich an, wenn Mitarbeiter dazukommen oder gehen.
Wichtig beim Vergleich: Auch der Nachfolger von Exchange Server, die Exchange Server Subscription Edition (SE), ist nur mit aktiver Software Assurance oder einem passenden Abonnement dauerhaft nutzbar und mit Updates versorgt. Die klassische „einmal kaufen, jahrelang nutzen“-Rechnung geht bei Microsofts Serverprodukten also nicht mehr ganz auf. Vergleichen Sie deshalb immer die Gesamtkosten über mehrere Jahre, nicht nur den Anschaffungspreis.
Ein eigener Server muss laufend gepflegt werden: Sicherheitsupdates einspielen, Speicherplatz und Festplatten überwachen, Zertifikate erneuern, Hardwarefehler beheben. Das übernimmt meist ein IT-Dienstleister – es kostet aber Zeit und Geld. Bei Microsoft 365 kümmert sich Microsoft um Server, Updates und die Infrastruktur. Ihre Aufgaben verschieben sich: Benutzer, Lizenzen, Berechtigungen und Sicherheitseinstellungen müssen weiterhin gepflegt werden.
Microsoft investiert in einem Umfang in Sicherheit, den kein KMU mit einem eigenen Server erreicht. Trotzdem ist Microsoft 365 nicht automatisch sicher: Die allermeisten Angriffe auf Benutzerkonten zielen auf Passwörter. Mehrfaktor-Authentifizierung, sichere Grundeinstellungen und geschulte Mitarbeiter sind Pflicht – wie Sie Phishing-Mails erkennen, zeigt unser Ratgeber Phishing erkennen. Beim eigenen Server tragen Sie die volle Verantwortung für Firewall, Updates und Schutz vor Angriffen. Ein ungepatchter Mailserver ist ein beliebtes Einfallstor.
Microsoft sichert für Exchange Online und SharePoint Online vertraglich eine Verfügbarkeit von 99,9 % pro Monat zu. Die Voraussetzung ist allerdings eine stabile Internetverbindung: Fällt das Internet im Büro aus, ist der Zugriff eingeschränkt – eine zweite Leitung oder eine mobile Ausweichlösung schafft hier Sicherheit. Ein eigener Server funktioniert im Büro auch ohne Internet, fällt er aber aus, steht oft der ganze Betrieb still, bis Ersatzteile da sind. Was dann zu tun ist, beschreibt unser Beitrag Serverausfall: Was tun?.
Beim eigenen Server wissen Sie genau, wo Ihre Daten liegen. Microsoft speichert die Daten europäischer Geschäftskunden im Rahmen der EU Data Boundary grundsätzlich in der EU – mit dokumentierten Ausnahmen. Seit 2025 betreibt Microsoft auch eine Rechenzentrumsregion in Österreich; eine Speicherzusage für Österreich gibt es aber nur mit Zusatzangeboten wie Advanced Data Residency. Für die DSGVO brauchen Sie in jedem Fall einen Auftragsverarbeitungsvertrag, der bei Microsoft Teil der Vertragsbedingungen ist.
Nicht vergessen: Auch in der Cloud sind Sie für Ihre Daten verantwortlich. Gelöschte E-Mails und Dateien lassen sich nur begrenzte Zeit wiederherstellen – ein zusätzliches Backup ist sinnvoll. Mehr dazu im Leitfaden zur Datensicherung für Unternehmen.
Hier liegt die größte Stärke von Microsoft 365: E-Mails, Dateien und Teams-Besprechungen sind von überall erreichbar, auf Laptop, Tablet und Smartphone. Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Mit einem eigenen Server ist das auch möglich, erfordert aber VPN-Zugänge und zusätzliche Einrichtung.
Lassen Sie uns gemeinsam den passenden Weg für Ihre IT finden.
| Kriterium | Eigener Server | Office 365 / Microsoft 365 |
|---|---|---|
| Kosten | hohe Anfangsinvestition, laufende Wartung | monatliches Abo pro Benutzer, planbar |
| Wartung & Updates | Ihre Aufgabe bzw. die Ihres IT-Dienstleisters | übernimmt Microsoft |
| Sicherheit | volle Eigenverantwortung | hohes Grundniveau, richtige Einstellungen nötig |
| Verfügbarkeit | abhängig von eigener Hardware | 99,9 % vertraglich zugesichert, Internet nötig |
| Datenstandort | im eigenen Haus | EU; Österreich nur mit Zusatzangebot |
| Mobiles Arbeiten | über VPN möglich | von überall, ohne Zusatzaufwand |
Microsoft 365 ist für viele KMU die naheliegende Wahl, aber nicht für jeden die beste. Ein eigener Server – oder ein Server im Rechenzentrum – bleibt sinnvoll, wenn:
Umgekehrt spricht vieles für Microsoft 365, wenn:
In der Praxis ist es selten ein Entweder-oder. Viele KMU fahren mit einer Kombination am besten: E-Mail, Kalender und Teams kommen aus Microsoft 365, während die Branchensoftware weiterhin auf einem eigenen Server läuft. So entfällt der aufwendige Mailserver, und die Programme, die nicht in die Cloud können, bleiben unberührt.
Eine weitere Möglichkeit: Der Server zieht aus dem Büro in ein professionelles Rechenzentrum. A.S.E. IT betreibt Serverumgebungen in Wien – Ihre Daten bleiben damit in Österreich, während Stromausfall, Hardwaredefekte und Klimatisierung nicht mehr Ihr Problem sind. Wie ein schrittweiser Umzug in die Cloud gelingt, zeigen wir in einem eigenen Beitrag zur Cloud-Migration.
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Office 365 und eigener Server schließen sich nicht aus. Für E-Mail, Zusammenarbeit und Office-Programme ist Microsoft 365 für die meisten KMU heute die wirtschaftlichere und sicherere Lösung – vor allem jetzt, wo ältere Exchange-Server keine Updates mehr erhalten. Für Branchensoftware, große Datenmengen oder besondere Vorgaben bleibt ein Server im Haus oder im Rechenzentrum sinnvoll. Entscheidend ist eine ehrliche Bestandsaufnahme Ihrer IT.
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Antworten auf Ihre Fragen zu Office 365 und eigenem Server
Weitgehend ja. Microsoft hat die Business-Pläne von Office 365 in Microsoft 365 umbenannt. Neben E-Mail, Teams und Office-Programmen enthalten die Microsoft-365-Pläne je nach Variante zusätzliche Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen. Umgangssprachlich wird Office 365 weiterhin für beides verwendet.
Technisch läuft er weiter, erhält aber seit Oktober 2025 keinen regulären Support mehr. Das kostenpflichtige Programm für Sicherheitsupdates endet mit Oktober 2026. Ein ungepatchter Mailserver ist ein erhebliches Sicherheitsrisiko. Die Alternativen sind Exchange Online in Microsoft 365 oder die Exchange Server Subscription Edition.
Nicht unbedingt. E-Mail, Dateiablage und Zusammenarbeit lassen sich vollständig in Microsoft 365 abbilden. Einen Server brauchen Sie weiterhin, wenn Branchensoftware, Warenwirtschaft oder angeschlossene Geräte lokal laufen müssen. Häufig ist eine Kombination aus beidem die beste Lösung.
Microsoft speichert Daten europäischer Geschäftskunden grundsätzlich in der EU und stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit. Für die DSGVO-Konformität sind aber auch Ihre Einstellungen entscheidend, etwa Zugriffsrechte und Mehrfaktor-Authentifizierung. Eine Speicherung ausschließlich in Österreich ist nur mit Zusatzangeboten möglich.
